A la gente de sistemas nos gusta mucho usar iniciales para definir diversos conceptos. Asi tenemos el TCP/IP que es un conjunto de normas y reglas (protocolo) de comunicacion de Internet, el HTTP que es el protocolo usado por las paginas WEB. (Si otras iniciales para definir la red de redes!!!)
Hay unas siglas que definen al sistema que va a soportar el dia a dia de la empresa, es el ERP. (Enterprise Resource Planning)
Los ERP son los sistemas que controlan las transacciones de la empresa (Inventarios, Ventas, Compras, Contabilidad, Produccion). Adicionalmente tienen algoritmos para "sugerir" cantidades de productos a comprar o fabricar, de acuerdo a las proyeccciones de ventas, punto de reposicion de stocks, ventas confirmadas, capacidad de la planta, turnos de trabajo, etc.
En el diagrama se muestra un esquema de dichos algoritmos.
Como sospecharan, los ERP son sistemas muy complejos, los cuales deben proveer de los controles necesarios desde pequeñas empresas hasta las grandes corporaciones internacionales.
Con un ERP se adoptan "las mejores practicas" , lo que no son sino la forma como hacen negocio las empresas mas exitosas del mundo.
Entre las ventajas de contar con un ERP se tienen:
Una contabilidad "al dia", al generarse todos los registros contables al momento, lo que ayuda a monitorear la "salud" de la organizacion.
Un seguimiento del estado de avance en que se encuentran las ordenes de compras, ventas, produccion, etc, lo cual nos ayuda a contestar, con mayor precision, la siempre presente pregunta de nuestros clientes "¿ Como va mi pedido ?"
Disminucion de los stock en almacen, al poder contar con herramientas que mejoran la planificacion de compras y produccion.
Disminucion de duplicidad de esfuerzos, al tener centralizada la informacion.
El lider a nivel mundial, por muchos cuerpos, es el
ERP aleman
SAP, el cual tiene tres presentaciones: el corporativo (R3), el All in One (un R3 mas pequeño) y el Business One (para PYMES). Hay otros ERP's en el mercado como el
Oracle (el de la compañia conocida por su base de datos) , el
Dynamics (Microsoft), el
LN (INFOR) entre otros. En el mercado nacional se cuenta con la solucion de
OFISIS, entre otros.
La seleccion de un ERP para la empresa es un tema muy delicado, ya que de la buena seleccion del ERP, de la compañia consultora que lo implemente, y de la preparacion de la empresa para el cambio, dependeran el exito o fracaso de la puesta en produccion del ERP.
La seleccion del ERP tiene como paso previo el levantamiento de los procesos de la empresa, con el fin de definir un documento donde se señalan los requerimientos que debe cumplir el ERP , es el conocido RFP (Request for proposal) , en el cual se debe tener muy en cuenta los procesos principales de la empresa (tambien llamado el "core" del negocio).
Para la seleccion de la empresa consultora a implementar el ERP, se debe asegurar la calidad de los consultores, ya que puede darse el caso que en vez de usar consultores seniors se designen consultores junior para las tareas mas criticas, lo que repercutira en la calidad de la implementacion del proyecto. Siempre sera recomendable analizar los CV de los consultores.
El tema mas critico es preparar a la gente de la empresa para el gran cambio que representara la migracion a un ERP. Desde la seleccion de los usuarios claves (Representantes de cada area funcional de la empresa, que tendran como mision modelar con los consultores del ERP, la forma como debera trabajar el nuevo sistema. ) hasta los usuarios operativos, que tambien deberan aportar con sus observaciones y conocimiento profundo de sus puestos. De mas esta decir que se debe contar con el apoyo incondicional y visible de la alta gerencia (sponsor).
Otros tema importante es la depuracion de la informacion historica. Si cargamos al nuevo sistema informacion errada, ya nacera con problemas nuestro flamante ERP. La informacion historica, se divide entre archivos maestros (Clientes, Proveedores, Articulos , etc) y transacciones (Saldos Inventarios, documentos x cobrar,documentos por pagar, saldos cuentas contables, etc)
Para el arranque, o puesta en produccion del ERP se tiene dos criterios, arrancar toda la empresa a la vez con el nuevo sistema; o arrancar en forma escalonada. La seleccion de la modalidad del arranque dependera de lo que acuerden la empresa con la compañia consultora.
Sobre el ERP, una vez que se estabilice su uso en la empresa, se pueden adicionar otros modulos tales como la inteligencia de negocios (BI), basado principalmente en los cubos de datos (datawarehouse y datamarts) , el CRM para el manejo de la fidelidad de los clientes, el SCM para el trabajo con los proveedores, el portal WEB de negocios con los clientes y proveedores (e-business), etc.
Tambien un ERP exige implementar politicas de seguridad de la informacion a fin de mantener protegida la integridad, disponibilidad y confidencialidad de este activo tan importante para las organizaciones de nuestros dias.
Resumiendo el ERP es la columna vertebral que forma los cimientos de cualquier organizacion que quiera estar preparada para competir a nivel local y/o global. Exige un ajuste interno , ya que va a cambiar gran parte de sus procesos de trabajo, y de igual forma requiere de la participacion de todos los niveles de la empresa.
